Vorher/Nachher: Ein Monatsbericht nach IBCS®

Es ist der zehnte Arbeitstag im Oktober. Der Monatsbericht September liegt vor der Geschäftsleitung: zwölf Seiten, auf Seite drei die Umsatzverteilung als Torte, daneben die Säulen Ist gegen Budget in vier Farben. Der CFO hat den Kommentar am Vorabend selbst geschrieben. Die GL nickt, fragt nach dem Auftragseingang und geht zum nächsten Traktandum. Kein Entscheid – nicht, weil nichts zu entscheiden wäre, sondern weil die Seite nichts vorschlägt.

Stufe 1: Die Ausgangslage

Das Beispiel ist fiktiv, aber jede Zahl darin ist realistisch: eine Industriegruppe mit vier Geschäftsbereichen – Anlagenbau, Komponenten, Service, Handel. Berichtet werden Umsatz und Deckungsbeitrag für den September in TCHF. Die Seite, wie sie heute in vielen Monatsberichten steht, sieht so aus.

Stufe 1, Grafik links: Umsatzanteile als 3D-Torte. Die Perspektive vergrössert das vordere Segment, die Prozente stehen in der Legende.

Stufe 1, Grafik rechts: Ist gegen Budget als Säulen, jeder Bereich in eigener Farbe, Budget in hellerem Ton. Kein Vorjahr, keine Abweichung.

Der Kommentar darunter: «Der Umsatz beträgt im September TCHF 8'280. Der Bereich Anlagenbau erzielte TCHF 3'380, Komponenten TCHF 2'410, Service TCHF 1'520 und Handel TCHF 970. Der Deckungsbeitrag liegt bei TCHF 2'121.» Fünf Sätze, die wiederholen, was die Grafik zeigt. Kein Vorjahr, keine Abweichung, kein Urteil.

Drei Regeln aus den IBCS® Standards sind hier verletzt, und jede kostet etwas. EXPRESS verlangt, dass der Diagrammtyp zur Aussage passt: Eine Torte kann Anteile zeigen, aber keinen Vergleich zum Plan – und in 3D kann sie nicht einmal Anteile, weil die Perspektive das vordere Segment vergrössert. SIMPLIFY verlangt den Verzicht auf alles, was keine Information trägt: Acht Farben ohne Bedeutung, Schatten, Legende, Gitternetz. SAY verlangt eine Botschaft: Der Titel «Umsatz Ist vs. Budget» ist eine Beschriftung, kein Satz.

Was das kostet, lässt sich in Sitzungsminuten messen. Die GL verbringt zwanzig Minuten damit, die Zahlen zu verstehen, und null Minuten damit, über Ursachen zu sprechen. Dass die Deckungsbeitragsmarge im Bereich Service fast fünf Prozentpunkte unter Plan liegt, steht auf dieser Seite nirgends. Es fällt im Quartalsabschluss auf, sieben Wochen später, wenn drei weitere Monate mit derselben Marge gelaufen sind. Bei TCHF 1'520 Monatsumsatz sind fünf Prozentpunkte rund TCHF 70 pro Monat – im Quartal mehr, als die Berichtsseite über ihre gesamte Lebensdauer an Gestaltung gekostet hat.

Der Fehler liegt nicht beim Ersteller, sondern beim Auftrag. Niemand hat die Zweckfrage gestellt: Was sollen diese Zahlen aussagen? Was wird damit bezweckt? Ohne Antwort darauf zeigt die Seite den Wert – und der Wert allein trägt keinen Entscheid.

Stufe 2: Entschlackt, aber ohne Referenz

Der erste Umbau ist schnell gemacht und braucht kein Notationskonzept. Die Torte fällt weg, die Säulen werden zu horizontalen Balken, eine Farbe, absteigend sortiert. Der Titel bekommt eine Aussage.

Stufe 2: Horizontale Balken, eine Farbe, sortiert, Botschaft im Titel. Lesbar in drei Sekunden – aber ein Wert ohne Referenz.

Hier greifen SIMPLIFY und EXPRESS. Balken lassen sich über die Länge vergleichen, nicht über Winkel; die Sortierung nimmt dem Leser die Rangordnung ab; die Hervorhebung lenkt das Auge auf den grössten Bereich. Der Kommentar wiederholt nicht mehr die Zahlen, sondern sagt: «Anlagenbau und Komponenten stehen für 70 % des Umsatzes; Handel ist mit TCHF 970 der kleinste Bereich.»

Für die Sitzung ändert sich dennoch wenig. Die Seite ist schöner und schneller lesbar, aber sie beantwortet dieselbe Frage wie vorher – wie gross ist der Umsatz – und diese Frage führt zu keinem Entscheid. Ist TCHF 3'380 im Anlagenbau gut? Man weiss es nicht, solange das Budget und das Vorjahr fehlen. Vergleich ist Information; der Wert an sich wird selten gebraucht. Das ist der Grund, weshalb die zweite Stufe in der Praxis oft die gefährlichere ist: Sie sieht professionell aus und beruhigt, ohne etwas zu sagen.

Stufe 3: IBCS®-konform – die Seite schlägt den Entscheid vor

Der zweite Umbau ändert nicht das Diagramm, sondern die Logik dahinter. Jeder Wert bekommt seine Referenzen, in fester Reihenfolge: Vorjahr – Ist – Budget, die Zeit läuft von links nach rechts. Die Notation ist einheitlich: Ist gefüllt dunkel, Budget hohl, Vorjahr grau. Rechts daneben steht die Abweichung zum Budget als eigener Balken mit Vorzeichen, positiv nach rechts, negativ nach links. Beide Grafiken teilen sich eine Skala, damit ein Zentimeter überall gleich viel Geld ist. Der Titel ist ein Satz.

Stufe 3, obere Grafik: Vorjahr grau, Ist gefüllt, Budget hohl; Abweichung zum Budget als Balken mit Vorzeichen rechts. Anlagenbau +250, Komponenten +170, Service −50, Handel −50.

Stufe 3, untere Grafik: Deckungsbeitragsmarge je Bereich in Prozent, gleiche Notation. Drei Bereiche innerhalb der Toleranz, Service deutlich darunter.

Der Seitentitel fasst beide Grafiken zusammen: «Umsatz +4 % zum Budget, getragen von zwei Bereichen; DB-Marge im Bereich Service unter Plan.» Der Kommentar folgt dem Dreischritt, den Soufyan Hamid für Finanzpräsentationen empfiehlt – What, So What, Now What (Hamid 2023, S. 12–15): Was ist passiert, was bedeutet es, was ist zu tun. «Die Service-Marge liegt mit 33,2 % rund fünf Punkte unter Plan und Vorjahr; der Gruppen-DB wächst deshalb trotz +4 % Umsatz nur um 1 %. Bereichsleitung Service klärt bis 15. Oktober, ob Preisnachlässe oder Mehrstunden die Ursache sind.»

Hier greifen UNIFY, CONDENSE und SAY. UNIFY sorgt dafür, dass Vorjahr, Ist und Budget auf jeder Seite des Berichts gleich aussehen; wer die Notation einmal gelernt hat, braucht keine Legende mehr. CONDENSE bringt drei Szenarien, zwei Kennzahlen und acht Abweichungen auf eine Seite, ohne dass sie voller wirkt als die Torte. SAY macht aus dem Titel eine Botschaft und aus dem Kommentar einen Auftrag.

Was sich für die Entscheidung ändert, ist alles. In Stufe 1 fiel kein Entscheid. In Stufe 3 sieht die GL innerhalb der ersten Minute, dass der Umsatz kein Thema ist und die Service-Marge eines – und die erste Frage lautet nicht «Wie viel?», sondern «Warum?». Der Wert an sich wird selten gebraucht. Gebraucht wird die Abweichung – und ein Titel, der sagt, was sie bedeutet. Dieselben Zahlen, dieselbe Sitzung, ein anderer Ausgang.

Die Notation ist dabei nicht das Ziel, sondern das Mittel. Wir arbeiten in Anlehnung an IBCS® und markieren Diskussionspunkte als solche; was die Standards im Einzelnen vorgeben, haben wir in Was ist IBCS? beschrieben. Entscheidend ist der Schritt davor: Die Frage nach dem Entscheid, aus dem sich Kennzahl, Vergleich und Schwelle ableiten – die Kette aus Vom Entscheid zur Kennzahl.

Die Regeln als Checkliste

Die folgenden sieben Regeln stammen aus unseren Report-Reviews. Sie gelten für jede Seite eines Managementberichts, unabhängig vom Werkzeug.

Zweckfrage. Was sollen diese Zahlen aussagen, was wird damit bezweckt? Seiten, auf die niemand eine Antwort hat, werden gestrichen.
Abweichung statt Wert. Womöglich wird der Wert an sich gar nicht gebraucht, sondern nur die Abweichung – als Betrag und in Prozent, mit Vorzeichen, plus wie minus.
Zielwert als Grundlinie. Bei Kennzahlen mit Ziel ist die Grundlinie das Ziel, nicht die Null; der Ist-Wert erscheint als Abweichung davon. Erfüllungsgrad statt Absolutzahl.
Zeit läuft von links nach rechts. Vorjahr – Ist – Budget, in dieser Reihenfolge, auf jeder Seite; Spalten in Grafik und Tabelle kongruent.
Schwelle für Beachtung. Abweichungen zwischen −5 % und +5 % bekommen keinen Pfeil und keine Farbe. Aufmerksamkeit ist knapp und gehört den Ausreissern.
Eine Seite je Einheit. Jeder Bereich, jede Gesellschaft, jede Region bekommt dieselbe Seite mit demselben Aufbau. Standardisieren, dann skalieren.
Botschaft im Titel. Haupttitel als Satz, darunter Betrachtungszeitraum und Einheit. Der Kommentar wiederholt keine Zahl, die in der Grafik steht.

Dazu kommen die kleinen Regeln, die man erst vermisst, wenn sie fehlen: absolute Zahlen ohne Kommastellen, Prozente mit einer; Datenbeschriftungen an Balken ja, an Linien nein; Skalen beginnen bei null; einheitliches Datumsformat; im Header ein Icon, das sagt, ob die Seite ein Dashboard (Brille), ein Bericht (Seite) oder ein Arbeitsreport (Hammer) ist. Und die Regel, die über allem steht: Analysieren Sie im Detail, präsentieren Sie die grosse Linie (Fischer, in Mehlfeld et al. 2018, S. 12).

Aus der Praxis

Die Regel «Zielwert als Grundlinie» habe ich nicht aus einem Buch, sondern aus einem Umbau in einem Logistikumfeld. Ich hatte ein Bereichs-Cockpit gebaut: eine Seite je Einheit, gleicher Aufbau, mit Menge, Qualität, Termintreue und den drei häufigsten Fehlern des Monats. Die erste Version zeigte die Werte – Sendungen, Fehlerquote, Anteil pünktlicher Lieferungen – jeweils neben dem Ziel. In der Sitzung wurde über Zahlen gesprochen: ob die Menge stimmt, ob der Vormonat richtig gerechnet ist. Dann haben wir das Ziel zur Grundlinie gemacht und nur noch die Abweichung gezeigt, mit Vorzeichen und einer Schwelle, ab der sie markiert wird. Von der nächsten Sitzung an sprachen die Teamleiter über Ursachen statt über Zahlen. Die Daten waren dieselben; die Seite hatte nur aufgehört, den Wert zu zeigen.

Dass Verständlichkeit keine Frage des Geschmacks ist, zeigt ein Beispiel aus dem Konzernumfeld. Weber, Bramsemann, Heineke und Hirsch beschreiben, wie ein grosser Luftfahrtkonzern seine wertorientierte Spitzenkennzahl wieder abschaffte und durch eine einfache Differenz aus EBIT und Kapitalkosten ersetzte. Die Begründung aus dem Praxis-Statement: «Steuerungsgrössen, die schwer verständlich sind, werden bei Entscheidungen nicht in vollem Masse berücksichtigt und als Beurteilungsgrösse für die eigene Leistung nicht akzeptiert.» (Weber et al. 2017, S. 226) Für das Berichtswesen nennen dieselben Autoren sieben Gestaltungsdimensionen – Zweck, Empfänger, Objekt, Zyklus, Inhalt, Art und Träger –, und der Zweck steht an erster Stelle (Weber et al. 2017, Kap. 6.2). Was für die Kennzahl gilt, gilt für ihre Darstellung: Eine Seite, die erst erklärt werden muss, wird in der Sitzung nicht berücksichtigt.

Der nächste Schritt

Nehmen Sie morgen eine Seite aus Ihrem aktuellen Monatsbericht – die, über die in der letzten GL-Sitzung am längsten gesprochen wurde – und gehen Sie die sieben Regeln durch. Zählen Sie, wie viele Sätze im Kommentar eine Zahl wiederholen, die in der Grafik steht. Prüfen Sie, ob der Titel ein Satz ist. Und stellen Sie die Zweckfrage: Welcher Entscheid soll auf dieser Seite fallen? Der Reporting-Check zum Download führt Sie durch diese Prüfung.

Wenn die Antwort auf die Zweckfrage bei mehr als der Hälfte der Seiten offenbleibt, lohnt sich ein Blick von aussen. In einem Projekt-Review gehen wir Ihren Monatsbericht Seite für Seite durch – Zweck, Vergleichslogik, Notation, Kommentar – und schreiben auf, welche Seiten einen Entscheid tragen, welche umgebaut werden und welche wegfallen können. Das dauert wenige Tage, zum Festpreis, und Sie erhalten eine schriftliche Zweitmeinung mit Vorher/Nachher für die drei wichtigsten Seiten. Wo der Umbau tiefer geht, weil Vergleichswerte oder Datenmodell fehlen, folgt daraus ein Scoping-Sprint mit entscheidungsreifem Zielbild.

Quellen

IBCS Association (2021): IBCS® Standards 1.2. © IBCS Association, www.ibcs.com, CC BY-SA 4.0. Die Regelfamilien SAY, UNIFY, CONDENSE, CHECK, EXPRESS, SIMPLIFY, STRUCTURE (SUCCESS) sind dort beschrieben.
Hamid, S. (2023): The Ultra Guide – Storytelling & Presentations for Finance Professionals. Eigenverlag (SoufBP).
Mehlfeld, T.; Schneider, C.; Stahl, K.-U.; Wiener, A. (Hrsg.) (2018): Reporting- und Business-Intelligence-Werkzeuge für den Controller. Darin: Fischer, D., Zehn Regeln für Controlling-Erfolg, S. 10–19.
Weber, J.; Bramsemann, U.; Heineke, C.; Hirsch, B. (2017): Wertorientierte Unternehmenssteuerung. Konzepte, Implementierung, Praxis-Statement. 2. Auflage, Springer Gabler, Wiesbaden.
Kempter, P. (2021): Review-Regeln für Managementberichte (interne Checkliste, Digital Controlling).